Conferenze digitali: tutti i vantaggi - Agenzia di organizzazione eventi digitali

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Conferenze digitali: tutti i vantaggi

conferenze digitali

Conferenze digitali: il nuovo trend in materia di eventi

In tempi di pandemia abbiamo scoperto i vantaggi delle conferenze digitali. 

Ma come organizzarle al meglio? Possono davvero sostituire gli eventi live?

Nell’epoca della digitalizzazione forzata, del distanziamento, dello smart working, della DAD e delle videocall anche gli organizzatori di eventi sono passati dal tangibile all’effimero. 

Si è sviluppato così un sottobosco di software, app, provider e servizi di ogni genere, a supporto degli organizzatori di eventi, per passare dal live all’online. Orientarsi tra tutti questi servizi risulta talvolta complicato, soprattutto se non si hanno ben chiari gli obiettivi da perseguire. 

Nel mare magnum degli eventi virtuali, troviamo strumenti adatti a ciascuna esigenza. 

In quest’articolo vogliamo parlarvi della costruzione di una conferenza digitale, che possa sostituire degnamente l’esperienza di una in presenza. 

Una conferenza scientifica online, così come una in presenza, necessita di un lavoro di programmazione ugualmente lungo, complesso e attento. Gli attori coinvolti sono vari, e il PCO è il direttore d’orchestra che tiene insieme tutti gli elementi. 

Proprio per la complessità di questo genere di eventi è importante non improvvisarsi: sempre meglio affidarsi a professionisti del settore, che con una segreteria organizzativa competente e una conoscenza approfondita degli strumenti, vi accompagnino nella costruzione del vostro evento. 

Le fasi operative sono infatti varie: dall’organizzazione dell’agenda, che può essere più o meno complessa, articolata ad esempio attraverso sessioni parallele, al coinvolgimento degli sponsor. Inoltre la gestione tecnica, la regia delle sessioni può dimostrarsi spesso delicata e va programmata nel dettaglio. 

conferenze digitali

 Anche la scelta della piattaforma che possa ospitare il vostro evento non va lasciata al caso. Esistono numerosissimi sistemi di live streaming, meetingwebinar, che hanno costi e caratteristiche praticamente alla portata di tutti. Tuttavia per un evento digitale come una conferenza scientifica, esistono piattaforme che offrono servizi più completi rispetto ai semplici software di live streaming più noti. 

Preferendo una piattaforma più completa avremo la possibilità di costruire un evento, che non si limiti solo alle sessioni live o preregistrate, ma che restituisca l’esperienza di una conferenza in presenza. Questo attraverso la possibilità di creare spazi di incontro tra i partecipanti, come stanze, tavoli di lavoro, servizi di meeting o chat istantanei. Favorire il networking tra esperti di un determinato settore, alimentare una comunità scientifica, rientra tra le priorità delle conferenze scientifiche. 

Pensiamo inoltre agli sponsor. Per attrarre uno sponsor è necessario offrire uno spazio di visibilità, che non si limiti al logo, o al semplice collegamento al sito web. Attraverso la piattaforma per eventi digitali adottata da effe erre congressi è possibile creare delle vere e proprie vetrine virtuali, con video esplicativi, call to action che riportano direttamente ad un sito web o un’e-commerce, schede prodotto con approfondimenti, informazioni dettagliate, foto e link esterni. 

Conferenze digitali vs eventi live: quali vantaggi 

Da organizzatori di eventi con esperienza ventennale, crediamo che la transizione digitale sarà lunga e non irreversibile: crediamo infatti che il fascino di una location, la possibilità di stringersi la mano dopo uno speach, non passeranno mai di moda. 

Ma dobbiamo riconoscere i numerosi vantaggi delle conferenze online. 

Tra questi sicuramente la sostenibilità economica e ambientale. Sicuramente il digitale abbatte numerosi costi, come quelli di ospitalità, le spese di viaggio, di affitto di location. 

Allo stesso modo la riduzione a zero degli spostamenti ha notevoli vantaggi in termini di sostenibilità ambientale e di accessibilità: una conferenza fruibile online è tale da tutte le parti del mondo (grazie alla possibilità di registrare le sessioni live). 

Pertanto è possibile aumentare l’audience del proprio evento, con un doppio vantaggio, anche ad esempio per la visibilità degli sponsor. 

Proprio l’aspetto della visibilità degli sponsor non va sottovalutato. Molto spesso un evento digitale, con il suo sito-vetrina e i suoi contenuti resta fruibile per un tempo maggiore rispetto agli effettivi giorni dei lavori. Pertanto a differenza degli eventi in presenza uno sponsor ammortizzerà le spese di trasferta, di trasporto del materiale promozionale, che sarà invece totalmente digitalizzato e caricato sulla piattaforma dell’evento. Con una buona strategia di marketing e una presenza ben radicata durante l’evento, le aziende possono effettivamente avere degli ottimi riscontri.

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