Una piattaforma digitale, una connessione alla rete e dispositivi di collegamento: sei pronto per le tue Conferenze Online? Se hai dubbi su quale provider utilizzare, chi invitare, come divulgare il tuo messaggio, allora hai bisogno dei consigli di effe erre congressi.

Conferenze Online: Industria 4.0

Ci troviamo nell’era del 4° Rivoluzione Industriale, ebbene si; ovvero una produzione industriale totalmente automatizzata e interconnessa per mezzo di sistemi elettronici e dell’IT. Infatti ormai si assiste sempre più alla massiva interazione tra uomo e tecnologia, basti pensare alla realtà aumentata e alla robotica per razionalizzare i costi e ottimizzare le prestazioni.

Un argomento piuttosto complesso, ad oggi, al centro di dibattiti internazionali e in continuo aggiornamento. Ma per ora rimandiamo la riflessione sulla questione ad un altro approfondimento e concentriamoci su come pianificare ed organizzare efficaci Conferenze Online per agevolare la veicolazione del nostro messaggio, in tempi di distanziamento forzato, e trasformare la nostra comunicazione aziendale, migliorando quindi il Business.

Conferenze Online: l’ABC da conoscere

Raggiungere il maggior numero di persone in un unico momento e tramite un solo strumento di comunicazione.

Chi sono i partecipanti?

Manager aziendali, imprenditori, fornitori, aziende clienti, partner commerciali; insomma decision maker che hanno necessità di acquisire nuove metodologie di lavoro, target di clienti per posizionare i propri prodotti o servizi o effettuare valutazioni di sviluppo aziendale.

Cosa è e quali fattori considerare per realizzare una conferenza online?

Incontrarsi a prescindere dalle distanze con risparmio di costi, energie, tempi dei transfer e ricadute sull’ambiente; uno strumento di comunicazione sempre più utilizzato per portare avanti le proprie attività di lavoro o di studio al di là dei confini fisici. Sono tre le cose che ti servono per realizzare una Conferenza Online: una connessione a Internet, un Personal Computer/Tablet/Smartphone e un Provider specializzato per il servizio online. Tralasciando i primi due punti, di facile reperimento il passo cruciale è scegliere la tua piattaforma virtuale. Ce ne sono tante e per tutte le esigenze a seconda del numero di partecipanti e delle funzioni di cui necessiti. Per maggiori approfondimenti sulle varie piattaforme digitali più utilizzate dalle piccole/medie aziende leggi il nostro approfondimento sui Convegni Virtuali, nella sezione dedicata del Blog.

I requisiti base da considerare per la scelta:

• gratuiti o a pagamento

• software o un’ app da installare o sono in web cloud

• permettano lo screen sharing di video, file, presentazioni in power point etc

• qualità dell’audio-video

• funzionalità di lavagna virtuale

• permettano la registrazione e la condivisione della videoconferenza sui social network

Per offrire un servizio di videoconferenza professionale occorre garantire qualità, stabilità e sicurezza della conversazione; basti pensare a stesure e firme di contratti o briefing su know-how aziendali che necessitano di ambienti protetti da occhi e orecchie indiscreti. Per cui ai requisiti già descritti è necessario aggiungere altri fattori che la piattaforma digitale scelta sia in grado di garantire. Uno fra tutti la fluidità di utilizzo anche per il ricevente:

• l’accesso facile ed intuitivo per il cliente anche per chi non ha esperienza di videoconferenze

• non preveda l’obbligo di crearsi un account ad esempio come con Skype

• permetta il collegamento tramite dispositivi di uso comune. 

Conferenze Online: la fase organizzativa

Pianificare prima di tutto. Qualunque sia il tuo obiettivo finale è fondamentale arrivare preparati alla conferenza. Quindi muoviti d’anticipo e pensa al materiale da mostrare, slides e presentazioni etc; realizza una scaletta dei concetti principali oggetto dell’incontro, e se non sei un esperto fai una prova di presentazione registrandoti e riascoltandoti, così da poter correggere il tiro prima del collegamento. Stabilito questo passiamo ad analisi più tecniche.

Se la finalità della tua conferenza è una riunione virtual B2B secondo la nostra esperienza in qualità di PCO con ventennale esperienza nella Meeting Industry, è realizzare diverse Aree Tematiche con Padiglioni Virtuali con Sessioni temporali; così che gli utenti possano registrarsi e selezionare le tematiche di loro interesse. All’interno di ciascun padiglione online ci sarà un vero e proprio palco centrale, come negli eventi classici, a noi cari, in cui i partecipanti potranno scegliere Tavoli e Forum di discussione e avviare conversazioni con le aziende sponsor presenti tramite chat e video-meeting. 

Ti stai chiedendo quali siano i vantaggi?

Ottenere feedback sulle azioni intraprese e tramite l’analisi dei dati ricevuti, costruire eventuali strategie di miglioramento o mantenimento dei risultati. Attraverso sondaggi, votazioni e sessioni Q&A con domande e risposte.

E in più per le aziende sponsor presentare prodotti o servizi in stand personalizzati, attraverso dei veri e proprio live webinar nelle aree comuni del settore di pertinenza. Facendo Brand Marketing e migliorando la Brand Reputation e perché no acquisendo potenziali clienti ed espandere il proprio business. Questo grazie anche alla registrazione di contatti utilizzabili per follow-up di progetti futuri e campagne di comunicazione classica e digital.

Le nostre considerazioni 

I vantaggi nell’uso dell’innovazione e delle tecnologie per affrontare la condizione socio-economica in cui ci troviamo, ma anche in quello che sarà il lungo periodo post Covid-19, sono ormai evidenti; sia in termini di continuazione delle attività lavorative che sotto il punto di vista psicologico. Adeguarsi ai mutamenti è fondamentale e per farlo bisogna aggiornarsi. Trasformare i classici eventi in meeting virtuali, eventi ibridi qualora le condizioni lo permettano, convegni virtuali e perché no continuando a fare anche attività di team building online. Il tutto sempre tenendo fede ai propri valori aziendali: che per noi di effe erre congressi sono l’intelligenza emotiva, il team working e la sostenibilità.

E se le tecnologie digitali ci vengono in aiuto perché non approfittarne? Per tale motivo e per la voglia di continuare a fare il lavoro che amiamo, abbiamo realizzato le nostre Tavole Rotonde Virtuali; che hanno visto partecipi tutti gli operatori della filiera congressuale come Federcongressi&eventi ed MPI Italia, di cui Alessandra Saioni titolare di effe erre congressi è socia, ma non solo (giornalisti, psicologi, rappresentanti del mondo politico e artistico). Dopo le prime due Tavole Rotonde del 30 Aprile e del 25 Maggio 2020, in programma il 18 Giugno il nostro 3° Appuntamento. Non perderti i resoconti degli eventi, se vuoi saperne di più vai alla sezione dedicata del Blog Events Must Go On.