6 cose che abbiamo imparato organizzando congressi digitali

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6 cose che abbiamo imparato organizzando congressi digitali

congressi digitali

6 cose che abbiamo imparato organizzando congressi digitali

Quando ci imbarchiamo in una nuova impresa, non sappiamo bene a cosa andiamo incontro. 
Se siete ai vostri primi congressi digitali, vi raccontiamo cosa abbiamo imparato noi nell’ultimo anno.

La Meeting Industry ha attraversato un periodo di forte crisi dovuto alla pandemia da Covid – 19. Ha dovuto pertanto reinventarsi, trovando nuove modalità operative, grazie al digitale. Sin dall’inizio della pandemia noi di effe erre congressi abbiamo cercato di sviluppare nuovi prodotti da proporre ai nostri clienti. E con un anno di esperienza in più sulle spalle vogliamo condividere alcune consigli con chi volesse approcciarsi con l’organizzazione di congressi digitali

1. Programmare, programmare, programmare

La modalità digitale nasconde, dietro l’apparente semplicità, una serie di insidie. Come qualsiasi evento live, anche gli eventi virtuali necessitano di una programmazione dettagliata. L’organizzazione di un evento digitale, infatti, prevede una serie di procedure e il coinvolgimento di diversi attori, a diversi livelli. Non sottovalutate l’importanza di avere un piano B, in caso di problemi tecnici. 

Insomma, anche nel mondo virtuale, la figura dell’organizzatore di eventi è fondamentale: è colui che tiene insieme la regia dell’evento, ed è capace anche di anticipare eventuali imprevisti.

2. L’importanza della comunicazione 

La comunicazione è fondamentale su due livelli. Da un lato una buona strategia di comunicazione dell’evento ne stabilirà il successo in termini di audience. Ma la comunicazione va intesa anche come condivisione corretta e lineare delle informazioni e delle procedure con tutti gli attori coinvolti.

3. Engagement is the key

conferenze digitali

Si tende a pensare che un evento online precluda quegli aspetti di networking tipici degli eventi fisici. Il successo di un congresso o un evento digitale è dato soprattutto dall’engagement che si riesce a creare. In questo ci vengono incontro le moderne piattaforme per eventi digitali. Oggi non basta più organizzare un webinar o un meeting su Zoom: bisogna dare ai partecipanti la possibilità di interagire, di confrontarsi autonomamente. Il nostro servizio di congressi virtuali ad esempio, consente di creare stanze e tavoli tematici, di chattare, di incontrarsi e vedersi, scambiarsi informazioni.

4. Qualunque aspetto di un evento può essere digitalizzato

Se puoi immaginarlo, puoi farlo, anche in digitale. Non c’è aspetto o momento di un evento in presenza che non possa essere trasposto in digitale. Con gli strumenti giusti e un po’ di fantasia, tutto è possibile! 

E così si possono organizzare momenti ludici e ricreativi, come visite guidate virtuali, cocktail, team building, giochi e contest. 

5. Le checklist ti salvano la vita

Nelle fasi operative di un evento digitale potreste ritrovare a dover mettere in atto diverse procedure. In questo caso può esservi utile stilare delle checklist: mettere nero su bianco tutte le azioni da compiere in una pratica checklist da tenere a portata di mano, può davvero salvarci in caso di imprevisti.

6. Le prove non sono mai abbastanza

Dopo ormai un anno di smart working, videocall, webinar, a volte diamo per scontate le competenze digitali dei nostri interlocutori. Ma tutti gli organizzatori di eventi sanno che in questo mestiere nulla va dato per scontato. 

Per questo motivo consigliamo di fare tante prove, testare gli strumenti e le connessioni. Chiedete ai vostri speaker di verificare la velocità della loro connessione prima di partecipare a congressi digitali e insistete sull’importanza delle prove, per verificare audio e video.