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13 Ottobre 2020Congressi Internazionali: guida alla candidatura per i grandi eventi
Gli eventi internazionali, congressi scientifici o convention aziendali di associazioni sono una vetrina e uno strumento di promozione del territorio unico nel suo genere. Opportunità di crescita per tutti gli attori coinvolti.
Molte le insidie che si nascondono dietro alla presentazione di candidatura per accaparrarsi la vittoria, perciò è fondamentale lavorare in sinergia con organizzatori di eventi locali che possano fare la differenza.
Congressi Internazionali: nuotare in un mare pieno di pesci
Negli ultimi anni è cresciuta l’attenzione verso progetti ed iniziative che dal punto di vista organizzativo, muovono centinaia di attori a livello territoriale.
Questi eventi comportano investimenti considerevoli e un ruolo importante del contesto urbano ospitante; per questo motivo le problematiche che caratterizzano i grandi eventi viaggiano di pari passo con i processi di trasformazione delle città.
Ma quali sono le ragioni per cui un territorio dovrebbe candidarsi per ospitare un evento internazionale?
Esiste una gerarchia di motivazioni che in linea generale corrispondono a benefici economici e sociali, derivanti da uno sviluppo durevole del territorio. Ma approfondiamo alcuni punti.
I vantaggi economici diretti per la città ospitante sono quelli immediatamente visibili: incremento delle attività turistiche, ad esempio, accessi a musei, monumenti ed eventi di intrattenimento rilevabili numericamente, ma anche dei trasporti e del commercio.
Ci sono altresì vantaggi indiretti ed intangibili, come il ritorno di immagine, il rafforzamento dell’identità sociale, la valorizzazione del contesto culturale e dell’attitudine MICE del territorio. Insomma un’eredità materiale ed immateriale lasciata dall’evento.
Congressi Internazionali: l’iter da seguire per la candidatura
Prassi consueta, generalmente a cadenza biennale, è la messa in bando per la partecipazione ad eventi internazionali di grandi Associazioni Scientifiche, che vedono coinvolte anche audience di 2000 congressisti.
Le associazioni in questione invitano i propri soci che hanno sede nelle città, generalmente al massimo tre, in lizza per ospitare l’evento in programmazione. Presentare la candidatura è un lavoro molto complesso ed impegnativo, che richiede una profonda conoscenza del territorio, delle strutture ed infrastrutture locali, nonché precise competenze in termini di organizzazione, programmazione, coordinamento e propensione all’ideazione di progetti innovativi.
Ecco perché è quasi d’obbligo affidarsi a chi fa questo di mestiere; lavorare in sinergia con un PCO locale che metterà la sua segreteria organizzativa al servizio del tuo obiettivo.
La proposta per risultare valida ed esaustiva deve contenere determinate specifiche, preventivamente concordate con i soci della sede associativa candidata, quali:
linee guida dei contenuti
scelta del territorio che ospiterà l’evento
scelta del centro congressi e/o altra location e motivazioni
strutture ricettive, ristorative e simili fruibili per gli eventi sociali correlati
reti di trasporto, transfer, modalità di spostamento per la piena funzionalità di svolgimento dell’evento
piano di budget, segreteria amministrativa
organizzazione, programmazione, coordinamento, realizzazione delle attività proposte
Cosa possono fare le istituzioni per aiutare un comitato organizzativo ad aggiudicarsi un congresso internazionale?