Congressi Internazionali: guida alla candidatura per i grandi eventi

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Congressi Internazionali: guida alla candidatura per i grandi eventi

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Congressi Internazionali: guida alla candidatura per i grandi eventi

Gli eventi internazionali, congressi scientifici o convention aziendali di associazioni di categoria sono una vetrina e uno strumento di promozione del territorio unico nel suo genere. Opportunità di crescita per tutti gli attori coinvolti. Molte sono le insidie che si nascondono dietro alla presentazione di candidatura per accaparrarsi la vittoria perciò è fondamentale lavorare in sinergia con organizzatori di eventi locali che possano fare la differenza. 

 

Congressi Internazionali: nuotare in un mare pieno di pesci

Negli ultimi anni, fatta eccezione per l’anno in corso per ovvi motivi, è cresciuta l’attenzione verso progetti ed iniziative che dal punto di vista organizzativo, muovono centinaia di attori a livello territoriale. Questi eventi comportano investimenti considerevoli e un ruolo importante del contesto urbano ospitante; per questo motivo le problematiche che caratterizzano i grandi eventi viaggiano di pari passo con i processi di trasformazione delle città.

Ma quali sono le ragioni per cui un territorio dovrebbe candidarsi per ospitare un evento internazionale?

Esiste una gerarchia di motivazioni che in linea generale corrispondono con benefici economici e sociali derivanti da uno sviluppo durevole del territorio. Ma approfondiamo alcuni punti. I vantaggi economici diretti per la città ospitante sono quelli immediatamente visibili; incremento delle attività turistiche ad esempio accessi a musei, monumenti ed eventi di intrattenimento rilevabili numericamente, ma anche dei trasporti e del commercio. Ci sono altresì vantaggi indiretti ed intangibili come il ritorno di immagine, il rafforzamento dell’identità sociale, la valorizzazione del contesto culturale e dell’attitudine MICE del territorio. Insomma un’ eredità materiale ed immateriale lasciata dall’evento.

 
 

Congressi Internazionali: l’iter da seguire per la candidatura

Prassi consueta, generalmente a cadenza biennale, è la messa in bando per la partecipazione ad eventi internazionali di grandi Associazioni Scientifiche, che vedono coinvolte anche audience di 2000 congressisti. Le associazioni in questione invitano i propri soci che hanno sede nelle città, generalmente al massimo tre, in lizza per ospitare l’evento in programmazione. Presentare la candidatura è un lavoro molto complesso ed impegnativo, che richiede una profonda conoscenza del territorio, delle strutture ed infrastrutture locali, nonché precise competenze in termini di organizzazione, programmazione, coordinamento e propensione all’ideazione di progetti innovativi. Ecco perché è quasi d’obbligo affidarsi a chi fa questo di mestiere; lavorare in sinergia con un PCO locale che metterà la sua segreteria organizzativa al servizio del tuo obiettivo. 

La proposta per risultare valida ed esaustiva deve contenere determinate specifiche, preventivamente concordate con i soci della sede associativa candidata, quali:

  • linee guida dei contenuti

  • scelta del territorio che ospiterà l’evento

  • scelta del centro congressi e/o altra location e motivazioni

  • strutture ricettive, ristorative e simili fruibili per gli eventi sociali correlati

  • reti di trasporto, transfer, modalità di spostamento per la piena funzionalità di svolgimento dell’evento

  • piano di budget, segreteria amministrativa

  • organizzazione, programmazione, coordinamento, realizzazione delle attività proposte

    Cosa possono fare le istituzioni per aiutare un comitato organizzativo ad aggiudicarsi  un congresso internazionale?

Se possibile attuare un piano di sviluppo urbanistico che tenga conto delle esigenze di gestire un numero di partecipanti massiccio. Ad esempio con la predisposizione di un polo congressuale adeguato, migliorando la viabilità e la rete dei collegamenti aeroportuali, disponendo di una rete wi-fi diffusa e gratuita per tutto il territorio coinvolto. Ma anche supportare economicamente la candidatura della città all’evento indirettamente attraverso la promozione e l’organizzazione di eventi speciali dedicati così da alleggerire il peso dei costi per le attività accessorie.

 

Le esperienze di effe erre congressi

Nel corso degli anni noi di effe erre congressi abbiamo supportato svariate Associazioni Scientifiche Internazionali nelle loro proposte di candidatura. Le nostre competenze, uno spirito innovativo e propositivo, attenzione per i dettagli in aggiunta alla conoscenza approfondita del nostro territorio, hanno fatto si che ci aggiudicassimo alcuni dei più importanti congressi scientifici internazionali degli ultimi anni, anche in modalità virtuale. Dedizione e professionalità, oltre ad una buona dose di creatività sono le caratteristiche che ci contraddistinguono e che rendono i nostri eventi vincenti.

Se vuoi saperne di più dei nostri progetti in campo internazionale dai un’occhiata a questi approfondimenti:

senza dimenticare i progetti in corso di EFPRA 2022 e altri in cantiere per l’anno 2023!