Convegni Virtuali: linee guida per la realizzazione
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Convegni Virtuali: linee guida per la realizzazione
Che si tratti di conferenze, congressi, iniziative di team building, convegni scientifici o istituzionali, per stare al passo con i tempi devi conoscere le regole base per l’organizzazione di un evento virtuale. Tutti possono farlo ma per renderlo davvero efficace è necessario prestare attenzione ad alcuni fattori.
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Convegni Virtuali: cosa c’è da sapere
Per quanto possa sembrare una novità i convegni e eventi virtuali così come gli eventi ibridi sono stati realizzati con successo anche in passato; e sicuramente dovremmo relazionarci con essi anche in futuro. La maggior parte di Meeting Planner e PCO hanno poca o nessuna dimestichezza con la pianificazione di meeting virtuali, che invece richiedono una preparazione e competenze specifiche, sia sotto il profilo tecnologico che emotivo.
Qual è il modo migliore per coinvolgere i partecipanti online?
La parola chiave è interattività. Mediante sessioni di domande e risposte, tra gli interventi dei public speaker, ma anche creando delle virtual room in cui i partecipanti possano scambiarsi idee e riflessioni, connettersi tra loro così come farebbero durante un classico coffee break. Creare quindi un’esperienza virtuale senza barriere fisiche riducendo il gap tra i partecipanti. In virtù di questo se la tua platea virtuale lo necessita, includi anche un servizio di interpretariato, nel caso in cui siano invitate delegazioni straniere, e al bisogno interpreti della lingua dei segni.
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Convegni Virtuali: la scelta della piattaforma digitale
La scelta dipende dalla tipologia del tuo evento. Considera la complessità del convegno e il messaggio divulgativo, gli obiettivi dell’evento, il livello di interazione tra i partecipanti e il calibro della platea, così come il budget. Ma vediamone alcune delle più interessanti destinate ad un uso professionale che offrono versioni gratuite e a pagamento:
6Connex – piattaforma dedicata allo scopo che permette agli utenti di creare ambienti virtuali personalizzati altamente interattivi; contenuti ricchi come documenti, presentazioni, video inseriti anche da altre piattaforme ma anche location multiple, live chat rooms e sessioni webcast
Live Streaming Social Network – decisamente i più adatti per eventi virtuali gratuiti ad ampio raggio; YouTube ad esempio offre una durata di tempo illimitata, un live stream a 360° con più telecamere e il monitoraggio con la Live Dashboard. Così come Facebook Live con cui hai la possibilità di pubblicare commenti durante lo streaming e anche di rendere la partecipazione a pagamento trasmettendo l’evento all’interno di un gruppo chiuso
Chi non conosce l’importanza di fare social media marketing. Se vuoi saperne di più leggi il nostro articolo dedicato.
Zoom Cloud Meetings – piattaforma web famosa in tutto il Mondo per la sua facilità e versatilità di utilizzo. Non necessita di una rubrica interna per avviare conversazioni, è possibile farlo anche da WhatsApp e Messenger. Potrete scegliere di attivare o disattivare l’audio-video dei partecipanti, condividere lo schermo e registrare la videoconferenza, così da poterla rivedere o condividerla. Anche sui social network
Cisco Webex Meetings – piattaforma utilizzata maggiormente dalle aziende per videoconferenze e webinar di aggiornamento professionale; come le altre offre funzionalità di messaggistica, sharing, registrazione e altri funzioni interattive
Glisser – utilizzato da organizzatori di eventi ed esperti di marketing; permette la condivisione di contenuti video e della libreria multimedia in tempo reale, l’interazione con il pubblico per domande e risposte, sondaggi, feed sociali, note private ed è molto semplice da configurare
Socio – è una piattaforma web internazionale dove più relatori possono interagire con lo sharing di contenuti, sessioni domande e risposte ad un’elevata qualità della trasmissione. Non a caso è stato premiato come leader dei provider mondiali per live events ed eventi ibridi, conferenze, tavole rotonde e webinar.
