“Ti occupi di eventi?… Quindi precisamente cosa fai?”
La domanda che tutti gli organizzatori di eventi si sono sentiti fare almeno una volta nella vita.
Vi spiego per filo e per segno cosa fa una segreteria organizzativa.
Lavoro come organizzatore di eventi ormai da qualche anno. È un lavoro bellissimo e spesso faticoso, che si impara sul campo e facendo tesoro degli insegnamenti di chi ha più esperienza.
Ogni volta che mi trovo a spiegare in cosa consiste il mio lavoro ad un estraneo incontro difficoltà. Per non parlare di mia nonna, che da quattro anni non ha ancora capito cosa faccio tutti i giorni in ufficio, o in trasferta, semplicemente si limita ad annuire.
Alla domanda in sovraimpressione solitamente rispondo dicendo che mi occupo della segreteria organizzativa degli eventi, delle registrazioni ai congressi, del coordinamento dei fornitori, della rendicontazione dei progetti, del recruiting delle hostess e di comunicazione. Insomma, il mio pane quotidiano.
Ma l’interlocutore di solito assume la tipica espressione di chi annuisce senza aver capito nulla.
La segreteria organizzativa
La segreteria organizzativa è composta da professionisti dell’organizzazione di eventi che, come equilibristi, si occupano di soddisfare le aspettative del cliente e dei suoi ospiti, di selezionare il giusto fornitore per ciascun servizio, di stabilire un piano di lavoro, tenendo sotto controllo il budget.
Stila le fasi organizzative e operative, dall’ideazione, ai sopralluoghi, fino al disallestimento e soprattutto gestisce la comunicazione con i partecipanti ai congressi e gli ospiti degli eventi aziendali e istituzionali.
Qual è il vantaggio di affidarsi ad un’agenzia di eventi?
Avere a disposizione un team di professionisti che gestisce la comunicazione e mantiene i contatti con i partecipanti agli eventi solleva l’ente organizzatore da molte incombenze.
Un’agenzia di organizzazione di meeting e convegni come effe erre congressi da agli eventi un valore aggiunto, quell’attenzione meticolosa ai dettagli che trasforma ogni evento in un’esperienza unica per i partecipanti.
È un lavoro a volte stressante, ma che da grandi soddisfazioni: quando riesci a soddisfare la più assurda richiesta, sai che la tua segreteria organizzativa ha lavorato bene!
