Il 70% degli eventi cancellati per Covid, in cantiere per il 2020, ha causato un duro colpo per tutto il comparto MICE. Una crisi senza precedenti difficile da fronteggiare anche per PCO e professionisti del settore con esperienza ventennale alle spalle. L’impatto sul fatturato delle aziende della Meeting Industry è letteralmente crollato. Come affrontare le perdite subite in termini economici e morali, se il tuo evento è stato annullato o rinviato al 2021.

Eventi cancellati per Covid: il punto sulla situazione

Fino a poco tempo fa gli unici contesti nei quali erano permesse attività simili ad eventi, se così possiamo definirle, erano le conferenze stampa delle autorità politiche e scientifiche, che ci tenevano aggiornati sulla diffusione del Covid-19; ovviamente, sempre adottando rigide misure di sicurezza. Va da se che i congressi scientifici, gli eventi aziendali e quelli istituzionali tradizionali siano stati cancellati o rinviati a tempi migliori. Con la riapertura ufficiale della Meeting Industry del 1°Settembre la situazione fondamentalmente non è cambiata granché. Le ultime notizie riportano addirittura una ripresa dei contagi e l’andamento post estate non prelude nulla di buono; ecco perché è fondamentale sapere cosa fare in caso di rinvii o nella peggiore delle ipotesi cancellati del tutto.

«Questa situazione si è tradotta in una riduzione del fatturato per eventi e congressi previsto per il 2020 mediamente del 76% rispetto a quello del 2019», spiega Roberto Nelli, responsabile scientifico dell’Osservatorio Italiano dei Congressi e degli Eventi. A questo dato però corrisponde una sorprendente reazione delle diverse location che forniscono servizi per eventi. Quello che probabilmente potrà stupire è che molte di esse, abituate ad ospitare congressi internazionali anche di grandi numeri, abbiano in qualche modo corso il rischio investendo in infrastrutture e servizi ma anche in tecnologie; questa reazione si spiega non soltanto come scelta obbligata per adeguarsi alle normative di contenimento e misure preventive, ma anche alla volontà di essere competitivi su un mercato che chiederà ai suoi operatori, servizi e soluzioni ad hoc per supportare i clienti nel prendere parte agli eventi.

Eventi cancellati per Covid: arriviamo al punto

Mentre per gli eventi del settore entertainment, quali concerti, piece teatrali, ma anche di altri comparti del settore turistico, quali i viaggi, almeno per i consumatori, è previsto un rimborso delle spese sotto forma di voucher utilizzabili per la stessa manifestazione in caso di rinvio o altro in caso di annullamento, in un lasso di tempo più o meno variabile. Un’altra storia invece è quella per gli organizzatori; il mancato svolgimento dell’evento cade come un macigno sulla stabilità del proprio Business. Di immediata comprensione è che un evento rinviato o cancellato, porta con se un malcontento diffuso a diversi livelli. A risentirne, infatti, non è solo l’organizzatore ma pure tutti i fornitori di servizi connessi ad esso, gli sponsor coinvolti e la location. Senza dimenticare il cliente che oltre alla perdita economica, in termini di ritorno di immagine e di visibilità ma anche di ROI per la sua azienda, subisce altresì un torto morale; ovvero la delusione del mancato evento. Per quanto riguarda le sedi dell’evento, non tutte le location prevedono le stesse condizioni contrattuali nel caso di cancellazioni dovute a cause di forza maggiore; di solito per questo tipologia di imprevisti  non è prevista alcuna penale. Questo però non vuole dire che si potrà ritornare in possesso di anticipi e acconti dati in garanzia. Quindi meglio perderci la speranza!

C’è da dire che in questa situazione siamo tutti sulla stessa barca; questo cosa significa?

Che tutti gli operatori della filiera hanno lo stesso interesse e obiettivo comune di limitare le perdite e salvare il salvabile. E avere un obiettivo comune rende tutti più conciliabili; per questo non di rado si coopera insieme affinché le cancellazioni si trasformino in rinvii. Entra allora in gioco la mediazione tra le parti e la negoziazione di condizioni contrattuali accettabili per tutti. O per lo meno si tende a scegliere per il male minore.

Cosa fare quindi in caso di tali imprevisti?

Proiettare nel futuro gli obiettivi prefissati per recuperare le perdite e massimizzarne il rientro nel breve periodo.

Vediamo alcuni spunti che potrebbero essere di aiuto in questa ottica:

• Analizzare e se possibile riqualificare le tipologie di contratto che ci legano con gli eventuali sponsor, fornitori e location dell’evento per minimizzare le perdite;

• Fare un’analisi del mercato per capire come adattarsi alle nuove circostanze;

• Invece di cancellare o rinviare l’evento valutare l’ipotesi di trasformarlo in un evento ibrido o virtuale e di conseguenza programmare tutte le azioni di comunicazione digitale, promozione e organizzazione dell’evento, affinché cliente, sponsor e partecipanti ne traggano il massimo benessere possibile, contenendo anche i costi.

D’altronde molte vittorie nascono in seguito a situazioni difficili e momenti di crisi; talvolta le sfide ci rendono migliori. Perché non approfittarne?

Le sfide di effe erre congressi

Come per tutti gli operatori MICE anche noi di effe erre congressi abbiamo affrontato un periodo molto duro e purtroppo ci vorrà tempo per far si che la situazione torni ad una sorta di normalità. Ma dobbiamo accettare che la normalità alla quale eravamo abituati è cambiata; è inutile guardare al passato ma piuttosto affrontare il presente con mente lucida e una visione lungimirante per creare un futuro più roseo. Per via della crisi da Covid abbiamo assistito nostro malgrado, alla cancellazione di appuntamenti a noi molto cari, come la XIII Edizione di AIDEA Capri Summer School prevista come ogni anno nell’Isola di Capri e rinviata al prossimo anno. Così pure al rinvio di altri eventi in programma per l’anno 2020 e allo stand-by di altri in cantiere per i primi mesi del 2021. Questo non ci ha scoraggiati anzi; perché abbiamo saputo trasformare quelli che per noi erano disagi, in opportunità di crescita personale e professionale. Lo abbiamo fatto dedicandoci all’offerta di meeting virtuali, conferenze online, convegni e congressi virtuali e alla fruizione di eventi in formato digitale. Quello che abbiamo compreso e fatto nostro, è che non importa quali difficoltà ed ostacoli tu possa incontrare, se sarai in grado di convertirli in occasioni di rinnovo e di miglioramento.