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30 Settembre 2020Eventi cancellati per Covid: cosa fare se il tuo evento è stato annullato o rinviato
Il 70% degli eventi cancellati per Covid, in cantiere per il 2020, ha causato un duro colpo per tutto il comparto MICE. Una crisi senza precedenti difficile da fronteggiare anche per PCO e professionisti del settore con esperienza ventennale alle spalle. L’impatto sul fatturato delle aziende della Meeting Industry è letteralmente crollato. Come affrontare le perdite subite in termini economici e morali, se il tuo evento è stato annullato o rinviato al 2021.
Eventi cancellati per Covid: il punto sulla situazione
Fino a poco tempo fa gli unici contesti nei quali erano permesse attività simili ad eventi, se così possiamo definirle, erano le conferenze stampa delle autorità politiche e scientifiche, che ci tenevano aggiornati sulla diffusione del Covid-19; ovviamente, sempre adottando rigide misure di sicurezza. Va da se che i congressi scientifici, gli eventi aziendali e quelli istituzionali tradizionali siano stati cancellati o rinviati a tempi migliori. Con la riapertura ufficiale della Meeting Industry del 1°Settembre la situazione fondamentalmente non è cambiata granché. Le ultime notizie riportano addirittura una ripresa dei contagi e l’andamento post estate non prelude nulla di buono; ecco perché è fondamentale sapere cosa fare in caso di rinvii o nella peggiore delle ipotesi cancellati del tutto.
«Questa situazione si è tradotta in una riduzione del fatturato per eventi e congressi previsto per il 2020 mediamente del 76% rispetto a quello del 2019», spiega Roberto Nelli, responsabile scientifico dell’Osservatorio Italiano dei Congressi e degli Eventi. A questo dato però corrisponde una sorprendente reazione delle diverse location che forniscono servizi per eventi. Quello che probabilmente potrà stupire è che molte di esse, abituate ad ospitare congressi internazionali anche di grandi numeri, abbiano in qualche modo corso il rischio investendo in infrastrutture e servizi ma anche in tecnologie; questa reazione si spiega non soltanto come scelta obbligata per adeguarsi alle normative di contenimento e misure preventive, ma anche alla volontà di essere competitivi su un mercato che chiederà ai suoi operatori, servizi e soluzioni ad hoc per supportare i clienti nel prendere parte agli eventi.
Eventi cancellati per Covid: arriviamo al punto
Mentre per gli eventi del settore entertainment, quali concerti, piece teatrali, ma anche di altri comparti del settore turistico, quali i viaggi, almeno per i consumatori, è previsto un rimborso delle spese sotto forma di voucher utilizzabili per la stessa manifestazione in caso di rinvio o altro in caso di annullamento, in un lasso di tempo più o meno variabile. Un’altra storia invece è quella per gli organizzatori; il mancato svolgimento dell’evento cade come un macigno sulla stabilità del proprio Business. Di immediata comprensione è che un evento rinviato o cancellato, porta con se un malcontento diffuso a diversi livelli. A risentirne, infatti, non è solo l’organizzatore ma pure tutti i fornitori di servizi connessi ad esso, gli sponsor coinvolti e la location. Senza dimenticare il cliente che oltre alla perdita economica, in termini di ritorno di immagine e di visibilità ma anche di ROI per la sua azienda, subisce altresì un torto morale; ovvero la delusione del mancato evento. Per quanto riguarda le sedi dell’evento, non tutte le location prevedono le stesse condizioni contrattuali nel caso di cancellazioni dovute a cause di forza maggiore; di solito per questo tipologia di imprevisti non è prevista alcuna penale. Questo però non vuole dire che si potrà ritornare in possesso di anticipi e acconti dati in garanzia. Quindi meglio perderci la speranza!
C’è da dire che in questa situazione siamo tutti sulla stessa barca; questo cosa significa?
Che tutti gli operatori della filiera hanno lo stesso interesse e obiettivo comune di limitare le perdite e salvare il salvabile. E avere un obiettivo comune rende tutti più conciliabili; per questo non di rado si coopera insieme affinché le cancellazioni si trasformino in rinvii. Entra allora in gioco la mediazione tra le parti e la negoziazione di condizioni contrattuali accettabili per tutti. O per lo meno si tende a scegliere per il male minore.
Cosa fare quindi in caso di tali imprevisti?
Proiettare nel futuro gli obiettivi prefissati per recuperare le perdite e massimizzarne il rientro nel breve periodo.
Vediamo alcuni spunti che potrebbero essere di aiuto in questa ottica:
Analizzare e se possibile riqualificare le tipologie di contratto che ci legano con gli eventuali sponsor, fornitori e location dell’evento per minimizzare le perdite;
Fare un’analisi del mercato per capire come adattarsi alle nuove circostanze;
Invece di cancellare o rinviare l’evento valutare l’ipotesi di trasformarlo in un evento ibrido o virtuale e di conseguenza programmare tutte le azioni di comunicazione digitale, promozione e organizzazione dell’evento, affinché cliente, sponsor e partecipanti ne traggano il massimo benessere possibile, contenendo anche i costi.
D’altronde molte vittorie nascono in seguito a situazioni difficili e momenti di crisi; talvolta le sfide ci rendono migliori. Perché non approfittarne?