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Eventi Digitali: gli scenari futuri della Meeting Industry
Cosa sono gli eventi digitali? Come organizzarli e perché?
Il digitale può davvero sostituire l’esperienza live?
Quale futuro dobbiamo immaginare per l’industria degli eventi?
Il momento che stiamo vivendo sarà davvero difficile da dimenticare. Soprattutto perché avrà conseguenze anche a lungo termine. La pandemia sta incidendo molto sulle nostre abitudini quotidiane, e molte persone, aziende e istituzioni stanno sperimentando nuovi metodi per adattare le attività di tutti i giorni alle regole e le disposizioni necessarie per contrastare la pandemia. Didattica a distanza, videocall, smart working, sono espressioni tipiche ed emblematiche dei tempi. Queste nuove modalità di apprendimento, lavoro, incontro, potrebbero sopravvivere e imporsi anche in uno scenario di ritrovata normalità, per i vantaggi che indubbiamente comportano. Basta pensare al fenomeno dello smart working, remote working e south working, che sta rimodellando la geografia di intere aree.
Il mondo degli eventi è assoluto protagonista di questa rivoluzione digitale. Quarantena, blocco degli spostamenti, lockdown, riduzione degli assembramenti e distanziamento sociale hanno determinato il rallentamento delle attività della meeting industry. Ma un bravo event manager è sempre al passo coi tempi, anzi è in grado di anticipare le tendenze e le esigenze dei clienti. Le aziende, le istituzioni e le comunità scientifiche non possono smettere di comunicare e di organizzare eventi e meeting.
Per questo motivo il 2020 ha visto l’imporsi di questa tendenza ed esigenza organizzativa e tantissimi congressi, eventi, fiere sono diventati digitali.
Perché organizzare eventi digitali?
Organizzare eventi digitali offre, tra gli altri, i seguenti vantaggi:
– sostenibilità ambientale
– abbattimento dei costi fisici (location, hospitality ecc.)
– aumento potenziale dell’audience
– coinvolgimento attivo del pubblico
– accessibilità dei contenuti
– network tra i partecipanti
– strumenti di marketing, possibilità di accedere a report e analisi del ROI per gli sponsor.
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Dal live all’online
Per passare dall’evento fisico a quello virtuale è necessario focalizzarsi sugli obiettivi strategici e sulle caratteristiche che si desiderano per il proprio meeting. Sulla base di questi dati è fondamentale la scelta della giusta piattaforma per ciascun evento. Esistono infatti tantissime piattaforme per eventi virtuali, ciascuna pensata per specifiche esigenze. Alcune sono adatte a semplici meeting, riunioni e videocall, come i sistemi più noti, altre sono man mano più complesse e pensate per gli incontri b2b, per le convention aziendali e i team building. Altre ancora si adattano perfettamente alle esigenze delle comunità scientifiche e sono ideali per l’organizzazione di congressi virtuali. Esistono poi piattaforme più sofisticate pensate per fiere virtuali, che permettono di creare location e stand virtuali, nonché avatar che interagiscono tra loro.
Anche per gli eventi online, come per quelli fisici, è importante affidarsi ad una segreteria organizzativa che segua passo passo le fasi operative, la comunicazione dell’evento e aiuti a focalizzarsi sugli obiettivi.
