Eventi Digitali: gli scenari futuri della Meeting Industry
Cosa sono gli eventi digitali? Come organizzarli e perché?
Il digitale può davvero sostituire l’esperienza live?
Quale futuro dobbiamo immaginare per l’industria degli eventi?
Il momento che stiamo vivendo sarà davvero difficile da dimenticare. Soprattutto perché avrà conseguenze anche a lungo termine. La pandemia sta incidendo molto sulle nostre abitudini quotidiane, e molte persone, aziende e istituzioni stanno sperimentando nuovi metodi per adattare le attività di tutti i giorni alle regole e le disposizioni necessarie per contrastare la pandemia. Didattica a distanza, videocall, smart working, sono espressioni tipiche ed emblematiche dei tempi. Queste nuove modalità di apprendimento, lavoro, incontro, potrebbero sopravvivere e imporsi anche in uno scenario di ritrovata normalità, per i vantaggi che indubbiamente comportano. Basta pensare al fenomeno dello smart working,remote working e south working, che sta rimodellando la geografia di intere aree.
Il mondo degli eventi è assoluto protagonista di questa rivoluzione digitale. Quarantena, blocco degli spostamenti, lockdown, riduzione degli assembramenti e distanziamento sociale hanno determinato il rallentamento delle attività della meeting industry. Ma un bravo event manager è sempre al passo coi tempi, anzi è in grado di anticipare le tendenze e le esigenze dei clienti. Le aziende, le istituzioni e le comunità scientifiche non possono smettere di comunicare e di organizzare eventi e meeting.
Per questo motivo il 2020 ha visto l’imporsi di questa tendenza ed esigenza organizzativa e tantissimi congressi, eventi, fiere sono diventati digitali.
Organizzare eventi digitali offre, tra gli altri, i seguenti vantaggi:
– sostenibilità ambientale
– abbattimento dei costi fisici (location, hospitality ecc.)
– aumento potenziale dell’audience
– coinvolgimento attivo del pubblico
– accessibilità dei contenuti
– network tra i partecipanti
– strumenti di marketing, possibilità di accedere a report e analisi del ROI per gli sponsor.
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Dal live all’online
Per passare dall’evento fisico a quello virtuale è necessario focalizzarsi sugli obiettivi strategici e sulle caratteristiche che si desiderano per il proprio meeting. Sulla base di questi dati è fondamentale la scelta della giusta piattaforma per ciascun evento. Esistono infatti tantissime piattaforme per eventi virtuali, ciascuna pensata per specifiche esigenze. Alcune sono adatte a semplici meeting, riunioni e videocall, come i sistemi più noti, altre sono man mano più complesse e pensate per gli incontri b2b, per le convention aziendali e i team building. Altre ancora si adattano perfettamente alle esigenze delle comunità scientifiche e sono ideali per l’organizzazione di congressi virtuali. Esistono poi piattaforme più sofisticate pensate per fiere virtuali, che permettono di creare location e stand virtuali, nonché avatar che interagiscono tra loro.
Anche per gli eventi online, come per quelli fisici, è importante affidarsi ad una segreteria organizzativa che segua passo passo le fasi operative, la comunicazione dell’evento e aiuti a focalizzarsi sugli obiettivi.
Quale futuro per la meeting industry?
Gli eventi fisici in presenza continueranno ad esistere una volta archiviata la triste parentesi della pandemia. Le location avranno ancora ragione di esistere e le destinazioni continueranno ad esercitare fascino e attrazione sul pubblico. Ma le ormai assodate potenzialità del digitale hanno cambiato totalmente il paradigma della meeting industry. È molto probabile che le due forme coesisteranno. Da una lato potremo avere la modalità ibrida già sperimentata, con eventi fisici aperti anche a un pubblico virtuale, dall’altro eventi digitali al 100%, che soddisferanno specifiche esigenze di accessibilità, misurabilità dell’engagement e lead generation, durata e disponibilità dei contenuti, sostenibilità economica e ambientale.