Eventi Ibridi: come realizzarli e perchè. Realtà virtuale vs eventi classici

Eventi Ibridi: come realizzarli e perché

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Eventi Ibridi: come realizzarli e perché

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Eventi Ibridi: come realizzarli e perché

Gli eventi ibridi dalla duplice anima, interattiva e classica, negli ultimi anni sono sempre più frequenti, ti sei chiesto il perché? 

Eventi Ibridi: cosa sono e come nascono

Accorciare le distanze, minimizzare gli spostamenti, riducendo i costi di gestione. Come suggerisce la parola stessa, evento ibrido, non è altro che l’unione tra l’evento residenziale, allestito in una location fisica, all’evento virtuale, che oltre alla presenza di un pubblico dal vivo prevede un’audience interattiva. 

Questa scelta sta diventando ormai una consuetudine nel mondo della Meeting Industry, che si affida sempre più alla tecnologia per le sue attività e progetti. Basti pensare alle grandi realtà del settore che devono gestire grossi numeri di partecipanti, tra congressisti, relatori, ospiti ed operatori coinvolti. Soluzione, questa, molto valida non solo durante il lockdown generale del 2020, ma anche in situazioni di mobilità ridotta.

Eventi Ibridi: allestimenti 2.0

Mentre infatti il vostro convegno o meeting aziendale si svolge in una location fisica, i partecipanti impossibilitati negli spostamenti, possono così prendere parte all’evento; è sufficiente un pc, tablet o smartphone ed una buona connessione alla rete internet. Non dimentichiamo poi di trasmettere il nostro evento in streaming sulle principali piattaforme on line, e se coerente con gli obiettivi finali dell’evento, anche sui social network

Fondamentale è l’utilizzo di tool e piattaforme che possano non solo ospitare l’evento online, quindi sistemi di videoconferenza, ma che consentano anche l’interazione tra partecipanti, in presenza e da remoto. 

Scegliendo una piattaforma, come quella adottata da effe erre congressi, semplice, intuitiva, personalizzabile, sarà possibile favorire il networking tra i partecipanti, restituendo anche a chi è connesso da remoto l’esperienza dell’evento. 

Eventi Ibridi vs Eventi Classici

Vi chiederete quali siano i vantaggi e le criticità nell’organizzazione di eventi ibridi, in confronto a quelli tradizionali. Ecco la nostra lista dei pro e dei contro.

Pro:

  • nessun vincolo o limitazione fisica e geografica

  • maggiore visibilità dell’evento e ampliamento della platea

  • maggiore efficacia divulgativa 

  • riduzione dei costi di gestione

Contro:

  • ridotto contatto umano tra relatori e partecipanti

  • riduzione della componente esperienziale

  • incertezza del grado di attenzione e coinvolgimento dell’audience

Eventi effe erre congressi

In qualità di PCO crediamo fortemente nella validità degli eventi ibridi. Essendo poi un’azienda dall’animo green, non possiamo far altro che scegliere in maniera consapevole in favore della riduzione delle problematiche ambientali. 

La effe erre congressi è fortemente sostenitrice di una Meeting Industry sempre più eco-sostenibile e future-oriented; e in questo obiettivo la tecnologia e l’innovazione applicata agli eventi può dare il suo contributo. Non a caso è perseguendo questo obiettivo che sono nati i nostri Appuntamenti Virtuali mensili Events Must Go On. Dopo gli eventi del 30 Aprile e del 25 Maggio che hanno visto la partecipazione di operatori della filiera congressuale e di settori correlati, il 3° appuntamento del 18 Giugno 2020 è stato proprio in formula ibrida, in diretta dal Britannique Hilton Hotel. Numerosi poi gli eventi ibridi che abbiamo curato nella fase di convivenza con la pandemia Covid-19, proprio a testimonianza del fatto che la modalità ibrida rappresenta il futuro degli eventi, anche quelli scientifici. 

Ecco alcuni esempi:

La Società Italiana di Management ha scelto la nostra piattaforma e i nostri servizi per eventi digitali per la propria conferenza annuale. Ospitata dall’Università degli Studi di Palermo, la conferenza si è svolta dal 9 all’11 giugno 2021, coinvolgendo numerosi studiosi di management provenienti dall’Italia e dall’Europa, che hanno potuto seguire i lavori, divisi in 12 sessioni parallele e interagire con gli ospiti in presenza grazie all’ausilio della nostra piattaforma per eventi digitali

Non è mancato un momento di convivialità a chiusura del congresso: un brindisi a distanza con un kit per cocktail inviato a ciascun partecipante.  

Anche ASSIOA, l’Associazione Italiana di Organizzazione Aziendale, ha scelto di avvalersi del supporto di effe erre congressi per il workshop annuale, che si è tenuto a Genova il 10 e 11 settembre 2021. 

6 sessioni parallele e circa 150 delegati in presenza, connessi con i delegati da remoto.

eventi ripartono

La modalità ibrida rappresenta la soluzione ottimale per quei congressi sulla cui organizzazione pendono numerose incertezze. In tempi pandemici è molto difficile riuscire a programmare con molto anticipo un congresso, in particolare se i delegati provengono da paesi con molte restrizioni sugli spostamenti. In questi casi immaginare una formula ibrida può aiutare l’organizzatore di eventi negli aspetti logistici e nel rispetto del budget. 

Nel caso di ECLA 2020, più volte rimandato fino al 26 settembre 2021, proprio grazie alla modalità ibrida molti delegati provenienti da paesi con forti limitazioni sugli spostamenti hanno potuto fruire degli interessanti contenuti del congresso, che si è svolto fisicamente presso il Centro Congressi Paradiso di Anacapri, con circa 80 congressisti in presenza. 

Vuoi scoprire come organizzare un evento ibrido? Cosa aspetti?