La fase di programmazione non va trascurata. Anzi richiede maggiore tempo e accuratezza, rispetto a un evento residenziale o uno digitale. 

Fondamentale verificare i requisiti della location e soprattutto la connessione internet, le attrezzature tecniche e gli impianti audio-video. Effettuate dei test di connessione da remoto, per assicurare la corretta fruizione e condivisione dei contenuti. È importante inoltre organizzare delle prove con relatori, speaker e moderatori per fornire le adeguate direttive sullo svolgimento delle varie sessioni, verificare le connessioni di ciascuno e raccogliere dubbi e perplessità. Ricordiamoci che non tutti hanno lo stesso grado di digitalizzazione! Effettuare dei test servirà anche a far assumere maggiore scioltezza nella conduzione della sessione digitale. 

Nella fase di programmazione e nello stilare i programmi bisogna tener presente che il grado di attenzione da parte dei partecipanti da remoto è sicuramente diverso rispetto a chi è in presenza. Vanno modulati i programmi in modo da prevedere sessioni non troppo lunghe, pause e momenti dedicati all’interazione.