Evento ibrido: gli errori da evitare - effe erre congressi srl

Evento ibrido: gli errori da evitare

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Evento ibrido: gli errori da evitare

evento ibrido

Evento Ibrido: alcuni errori da evitare

Gli eventi ibridi rappresentano il futuro immediato della meeting industry. Sono già realtà. 

Ma quali sono gli errori più comuni? E come evitarli? 

La pandemia da Covid-19 ha dato una forte spinta innovativa alla meeting industry. Gli eventi sono diventati digitali prima, ibridi poi. Abbiamo imparato a prendere confidenza con queste nuove modalità di svolgimento degli eventi, per necessità. Ma tutto sommato gli eventi ibridi rappresentano ancora una novità per molto organizzatori e meeting planner

La tecnologia e gli strumenti a nostra disposizione ci facilitano molto il lavoro, è vero. Ma ci sono molti aspetti da non sottovalutare quando si organizza un evento ibrido. I vantaggi degli eventi ibridi sono diversi, e ne abbiamo ampiamente parlato. Tra tutti, la possibilità di coinvolgere in sicurezza una vasta audience, in tempi di incertezza. Ma ci sono anche molte insidie. Scopriamo quali.

La programmazione

evento ibrido

La fase di programmazione non va trascurata. Anzi richiede maggiore tempo e accuratezza, rispetto a un evento residenziale o uno digitale. 

Fondamentale verificare i requisiti della location e soprattutto la connessione internet, le attrezzature tecniche e gli impianti audio-video. Effettuate dei test di connessione da remoto, per assicurare la corretta fruizione e condivisione dei contenuti. È importante inoltre organizzare delle prove con relatori, speaker e moderatori per fornire le adeguate direttive sullo svolgimento delle varie sessioni, verificare le connessioni di ciascuno e raccogliere dubbi e perplessità. Ricordiamoci che non tutti hanno lo stesso grado di digitalizzazione! Effettuare dei test servirà anche a far assumere maggiore scioltezza nella conduzione della sessione digitale. 

Nella fase di programmazione e nello stilare i programmi bisogna tener presente che il grado di attenzione da parte dei partecipanti da remoto è sicuramente diverso rispetto a chi è in presenza. Vanno modulati i programmi in modo da prevedere sessioni non troppo lunghe, pause e momenti dedicati all’interazione.

Il rispetto delle tempistiche

Nell’organizzazione di un evento il rispetto delle tempistiche è molto importante. Ciò è vero ancor di più quando si organizza un evento ibrido. Nella nostra esperienza, abbiamo organizzato eventi ibridi con molte sessioni parallele: in queste occasioni non è concesso sforare i tempi dati. Questo può comportare sia problemi a chi gestisce la parte digitale sia ai fruitori da remoto. 

Trascurare l’engagement e il networking

Uno degli aspetti più importanti di un evento è la comunicazione. La possibilità di comunicare, di stabilire reti e connessioni, di incontrarsi e confrontarsi è ciò che spinge le persone a partecipare ad un evento. 

Per questo motivo va data uguale possibilità di interazione a tutti i partecipanti, siano essi fisicamente presenti o connessi da remoto. Per perseguire questo obiettivo suggeriamo l’adozione di una piattaforma dedicata al vostro evento ibrido in cui tutte le persone coinvolte possano trovare uno spazio di connessione e condivisione. 

Create engagement intorno al vostro evento ibrido. Fate in modo che le persone si sentano coinvolte, attraverso contest, live polls, pubblicando un hashtag o creando esperienze che coinvolgano in ugual misura tutti, come un brindisi virtuale, una foto di gruppo da remoto.