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Kick Off Meeting: come e perché organizzarli
A cosa servono e perché si organizzano queste riunioni?
Ecco alcuni consigli per organizzarli al meglio!
Kick Off Meeting significato
Tradotto letteralmente il Kick Off significato: “calcio di inizio” di un progetto. Si tratta di riunioni la cui importanza è strategica per il lancio di una nuova attività.
Per promuovere con successo un nuovo progetto o una nuova attività si rende necessaria una riunione operativa per definire i dettagli, mettere insieme le idee, confrontarsi.
Esso prevede la partecipazione di tutte le risorse coinvolte nel progetto. Durante la riunione di kick off si incontrano infatti il team dell’azienda, il project manager e il cliente, così da sviluppare lo spirito di collaborazione per il successo del progetto.
Dopo un’introduzione di presentazione del team e del progetto stesso, si passa alla parte operativa.
In questa fase il project manager in collaborazione con il team definisce gli obiettivi strategici del progetto e stabilisce i risultati attesi. Per questo motivo vanno individuate con precisione le risorse umane ed economiche necessario e le competenze da mettere in campo.
É in questa fase inoltre che si stabilisce la timeline e le scadenze.
Il kick-off meeting è fondamentale per creare lo spirito di squadra, in modo che tutte le risorse siano motivate e si sentano fortemente coinvolte nel progetto.
Come organizzare un Kick Off Meeting
La prima cosa per il kick off progetto è individuare una location che risponda alle esigenze del meeting. Una sala riunioni che favorisca la concentrazione. Va poi stabilita la scaletta dei lavori, tenendo conto che la riunione kick off non deve essere troppo prolissa. Il meeting non deve dilungarsi troppo, per mantenere alta la concentrazione sugli obiettivi e le fasi operative, che nella riunione di kick off devono essere estremamente chiari.
Come tutte le tipologie di eventi i kick-off meeting possono anche essere organizzati in modalità virtuale o ibrida. Un meeting in modalità ibrida può essere organizzato con sistemi di live streaming e videoconferenza che permettono l’interazione tra i partecipanti, che saranno presenti in parte fisicamente in una determinata location e in parte da remoto e la condivisione immediata di contenuti come report e presentazioni.
