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Organizzatore di eventi: chi è e cosa fa davvero?
Ti sei sempre chiesto cosa faccia nel dettaglio un organizzatore eventi e come fare per diventarlo? Leggi oltre per scoprire in cosa consiste davvero il lavoro di organizzatore.
Se pensi che l’organizzatore eventi sia quella figura glamour, circondata da celebrità, che va di serata in serata, tra location esclusive e cene succulente, forse sei leggermente fuoristrada.
In parte questo scenario può rispecchiare la realtà, ma dietro ad ogni evento riuscito c’è molto altro! Ci sono uno o più professionisti, giorni o settimane di lavoro e pianificazione e soprattutto tanta flessibilità e problem solving.
Che si tratti della cerimonia di apertura dei giochi olimpici, del lancio di un nuovo prodotto di un marchio di cosmetici, di una fiera digitale, di un congresso internazionale o dell’inaugurazione di un nuovo negozio in una piccola città, tutti questi eventi hanno una cosa in comune. Dietro ognuno di essi c’è il lavoro di un organizzatore di eventi, che come un regista o un direttore di orchestra, segue e coordina tutti gli aspetti operativi e non solo, fino al successo dell’evento.
L’organizzatore è infatti colui che progetta, coordina e gestisce un evento, in collaborazione con numerose altre figure professionali. Partendo dall’ideazione e definizione del concept, definisce le fasi operative e tutte le attività che porteranno alla realizzazione dell’evento, di cui segue lo svolgimento e gestisce il follow up.
Ma vediamo meglio cosa fa davvero un organizzatore di eventi.
Progettare eventi
Per prima cosa un buon organizzatore di eventi è in grado di affiancare il cliente nella progettazione sia degli aspetti operativi che creativi dell’evento.
Definita la tipologia di evento e il concept, il budget a disposizione e il target di riferimento, aiuta il cliente nell’orientamento delle sue scelte, come ad esempio la scelta della location.
Si passa poi alla pianificazione di tutte le attività che porteranno all’evento, dai sopralluoghi, alla strategia di comunicazione.
L’organizzatore, oltre ad essere responsabile del budget, organizza e coordina la segreteria amministrativa e la segreteria organizzativa.
Coordinamento ed Event Management
Come dicevamo prima, l’organizzatore di eventi lavora come una sorta di direttore d’orchestra. Deve infatti coordinare tutti i fornitori di servizi, come catering, servizi tecnici o allestimenti e tutto il personale addetto alla segreteria, all’accoglienza, i tecnici, fotografi e videomaker, guide turistiche, tour leader. Tutti gli elementi entrano a far parte di un ingranaggio che deve muoversi all’unisono per la perfetta riuscita!
La gestione del post evento
Nel cosiddetto follow up rientrano le attività di comunicazione e rendicontazione che l’organizzatore è tenuto a stilare al termine di un evento. Una rendicontazione accurata riporterà tutte le voci di spesa affrontate e le entrate. In questa fase inoltre l’organizzatore eventi valuta la riuscita dell’evento, in termini economici, di gradimento del pubblico e degli sponsor e il raggiungimento degli obiettivi strategici prefissati.
