Organizzatore eventi: cosa fa davvero? - effe erre congressi srl

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Organizzatore eventi: cosa fa davvero?

organizzatore eventi

Organizzatore di eventi: chi è e cosa fa davvero?

Ti sei sempre chiesto cosa faccia nel dettaglio un organizzatore eventi e come fare per diventarlo?  Leggi oltre per scoprire in cosa consiste davvero il lavoro di organizzatore.

Se pensi che l’organizzatore eventi sia quella figura glamour, circondata da celebrità, che va di serata in serata, tra location esclusive e cene succulente, forse sei leggermente fuoristrada. 

In parte questo scenario può rispecchiare la realtà, ma dietro ad ogni evento riuscito c’è molto altro! Ci sono uno o più professionisti, giorni o settimane di lavoro e pianificazione e soprattutto tanta flessibilità e problem solving.

Che si tratti della cerimonia di apertura dei giochi olimpici, del lancio di un nuovo prodotto di un marchio di cosmetici, di una fiera digitale, di un congresso internazionale o dell’inaugurazione di un nuovo negozio in una piccola città, tutti questi eventi hanno una cosa in comune. Dietro ognuno di essi c’è il lavoro di un organizzatore di eventi, che come un regista o un direttore di orchestra, segue e coordina tutti gli aspetti operativi e non solo, fino al successo dell’evento.

L’organizzatore è infatti colui che progetta, coordina e gestisce un evento, in collaborazione con numerose altre figure professionali. Partendo dall’ideazione e definizione del concept, definisce le fasi operative e tutte le attività che porteranno alla realizzazione dell’evento, di cui segue lo svolgimento e gestisce il follow up

Ma vediamo meglio cosa fa davvero un organizzatore di eventi.

Progettare eventi

Per prima cosa un buon organizzatore di eventi è in grado di affiancare il cliente nella progettazione sia degli aspetti operativi che creativi dell’evento. 

Definita la tipologia di evento e il concept, il budget a disposizione e il target di riferimento, aiuta il cliente nell’orientamento delle sue scelte, come ad esempio la scelta della location

Si passa poi alla pianificazione di tutte le attività che porteranno all’evento, dai sopralluoghi, alla strategia di comunicazione

L’organizzatore, oltre ad essere responsabile del budget, organizza e coordina la segreteria amministrativa e la segreteria organizzativa

organizzatore eventi

Coordinamento ed Event Management

Come dicevamo prima, l’organizzatore di eventi lavora come una sorta di direttore d’orchestra. Deve infatti coordinare tutti i fornitori di servizi, come cateringservizi tecnici o allestimenti e tutto il personale addetto alla segreteria, all’accoglienza, i tecnici, fotografi e videomaker, guide turistiche, tour leader. Tutti gli elementi entrano a far parte di un ingranaggio che deve muoversi all’unisono per la perfetta riuscita!

La gestione del post evento

Nel cosiddetto follow up rientrano le attività di comunicazione e rendicontazione che l’organizzatore è tenuto a stilare al termine di un evento. Una rendicontazione accurata riporterà tutte le voci di spesa affrontate e le entrate. In questa fase inoltre l’organizzatore eventi valuta la riuscita dell’evento, in termini economici, di gradimento del pubblico e degli sponsor e il raggiungimento degli obiettivi strategici prefissati.

organizzatore eventi

Formazione e soft skills dell’organizzatore eventi

Vuoi diventare un organizzatore di eventi e non sai come fare?

Partiamo innanzitutto col dire che in Italia non esiste un albo professionale degli organizzatori, ma esistono associazioni di categoria come ad esempio Federcongressi&Eventi o MPI Italia Chapter, che si occupano anche di formazione e rilasciano certificazioni. Allo stesso modo non esiste un percorso di studi universitario specificamente dedicato all’organizzazione di eventi. Esistono diversi master universitari e corsi extra universitari tra i quali orientarsi. 

Tuttavia un percorso di studi accademico in ambito umanistico nonché in marketing e comunicazione possono essere un buon punto di partenza. Ma in questo settore, più che in altri, conta molto l’esperienza. Per questo ti suggeriamo di fare stage e proporti per collaborazioni, per toccare con mano e imparare da chi questo mestiere lo fa ogni giorno. 

Ma oltre alle competenze specifiche che vanno acquisite con la formazione e l’esperienza sono davvero indispensabili le cosiddette soft skills. Ne elenchiamo qui alcune, che secondo noi sono fondamentali per svolgere bene questo lavoro:

  • Problem solving e senso pratico: è sicuramente necessario saper individuare e prevenire i problemi. Avere un forte senso pratico aiuta a risolvere i problemi in tempi brevi e con le risorse a disposizione. 
  • Flessibilità e creatività: bisogna saper reagire positivamente ad eventuali cambiamenti repentini: ad esempio un cliente che cambia idea, o cambi di programma per cause di forza maggiore vanno gestiti con serenità e una buona dose di creatività, per modificare efficacemente quanto già programmato. 
  • Curiosità: l’organizzatore eventi deve avere una buona cultura generale ed essere al passo con i tempi. Deve tenersi sempre aggiornato sulle tendenze e sulle tecnologie in circolazione.
  • Capacità di lavorare sotto stress e gestione del tempo: l’organizzatore deve saper pianificare e gestire il proprio tempo e soprattutto deve saper gestire lo stress proprio e altrui, saper placare le inquietudini dei clienti.  
  • Doti comunicative: partiamo innanzitutto dal presupposto che ogni evento risponde a delle esigenze di comunicazione. La capacità di comunicare a diversi livelli è importantissima. Per svolgere con soddisfazione il lavoro di organizzatore di eventi è anche importante saper ascoltare le esigenze del cliente: è necessario infatti essere dotati di intelligenza emotiva, saper stabilire connessioni e relazioni con collaboratori, fornitori e clienti, con chiarezza, immediatezza e autorevolezza.