Le linee guida per organizzare Conferenze

Nell’organizzazione di Conferenze tempo ed energie ma soprattutto competenze ed esperienza sono alla base per il successo. Scegli sempre dei professionisti come noi di effe erre congressi che ti seguiranno dalla fase di pianificazione e organizzazione dell’evento, agli aspetti logistici, di promozione, delle attività operative fino ad arrivare al post evento.

Organizzazione Conferenze: i passi da fare

Una volta stabiliti gli obiettivi da raggiungere, è fondamentale predisporre un budget dettagliato delle voci e risorse economiche da mettere in campo. Uno dei primi passi da muovere è verso la scelta della location. Dobbiamo tener conto senza dubbio di alcuni fattori:

• numero dei partecipanti

• posizione del centro congressi o auditorium

• possibilità di parcheggio e la vicinanza ai mezzi pubblici (da aeroporti ed alberghi, qualora si preveda il servizio hospitality)

Il tuo obiettivo sarà trovare un posto adatto e facilmente raggiungibile per i partecipanti.

• negoziare con i diversi fornitori di servizi, come ad esempio per il catering

• predisporre il personale da impiegare quindi hostess e steward, o eventuali interpreti in caso siano presenti anche delegazioni e rappresentanti stranieri

• scegliere i relatori, ovvero gli speaker che interverranno durante la conferenza

• spedire gli inviti incluso ai vari guest come i giornalisti, se l’evento ha una portata di una certa rilevanza

Tallone di Achille di molti organizzatori di eventi, è gestire gli interventi dei vari relatori. Sappiamo che tutti vogliono esporre il proprio punto di vista , ma è importante anche creare momenti di interazione tra gli ospiti lasciando loro il giusto spazio personale. A tal proposito potrebbe essere utile ricorrere ad un moderatore di eventi che con professionalità e diplomazia sarà in grado di garantire l’ordine in sala. Altri aspetti da non trascurare sono l’utilizzo di appropriate attrezzature e dei servizi tecnici audio-video, così che l’evento si svolga senza intoppi. Ultimo ma non meno importante è la promozione dell’evento, che oltre per vie tradizionali, deve essere attuata anche mediante strategie di digital e social media marketing.

Organizzazione Conferenze: la nostra Conferenza Nazionale Sicurezza e Legalità

Nella splendida cornice del Teatro di Corte del Palazzo Reale di Napoli, si è svolta dal 16 al 18 Novembre 2018 la Conferenza Nazionale Sicurezza e Legalità. Organizzata per conto di Sviluppo Campania, promossa da Regione Campania, Procura Nazionale Antimafia e Antiterrorismo ed Eurispes. La conferenza ha visto la partecipazione di un centinaio di relatori tra rappresentanti delle istituzioni, nazionali e locali come il Pr. della Regione Vincenzo De Luca, esponenti delle Forze dell’ordine, accademici, magistrati ed esperti di diritto, ma anche giornalisti, intellettuali e ricercatori. Il tema al centro dell’evento è stato quello della sicurezza, analizzato attraverso riflessioni e proposte con otto tavoli tematici:

• Beni confiscati, Ambiente e Territorio

• Sicurezza Urbana e tutela penale

• Criminalità Organizzata: infiltrazione nell’ economia legale

• Terrorismo

• Immigrazione e tratta degli essere umani

• Cyber-Security

• Dipendenze, Sicurezza e Società

Diversi sono stati gli interventi di personaggi di spessore come l’ assessore alla legalità della Regione Campania, Franco Roberti e Giovanni Russo, procuratore nazionale aggiunto della Direzione Antimafia e Antiterrorismo. Nonché giornalisti RAI e magistrati come Maria Vittoria De Simone. Per questo evento effe erre congressi, con impegno e dedizione ha curato gli allestimenti, i servizi di transfer, accoglienza hostess, la segreteria organizzativa, la gestione degli accrediti, dei servizi tecnici e servizi di interpretariato. Per noi come per tutti i presenti non è stato solo un evento dal peso politico-istituzionale, bensì un momento di riflessione condivisa su quelle che sono le tematiche a noi più care; la sostenibilità ambientale e sociale in quanto PCO dall’animo green e con valori fortemente sociali, così come la sicurezza e la legalità, come cittadini e parte della comunità.