Organizzazione eventi: I 5 errori da evitare per risparmiare soldi, tempo e fatica!

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Organizzazione eventi: I 5 errori da evitare per risparmiare soldi, tempo e fatica!

Nell’ organizzazione di eventi il budget è spesso la preoccupazione principale dei committenti.
Seguendo i nostri suggerimenti potrete scoprire come assicurarvi il successo dei vostri congressi scientifici o meeting aziendali , evitando errori comuni e rientrando nel budget prefissato.

 

1.Programmare la data
Le fasi di programmazione e progettazione sono le più importanti: è qui che si gettano le basi del successo del vostro evento!
Scegliete con cura le date, tenendo conto delle stagioni turistiche, delle ricorrenze e delle festività religiose.
Per eventi aziendali o scientifici da svolgere in città a forte vocazione turistica, un modo per contenere il budget per la location è scegliere un periodo di bassa stagione e prediligere giorni infrasettimanali.

 

2.Timeline
Programmata la data, passate alla pianificazione. Scandite tutte le attività da svolgere con calendario alla mano: fissate priorità e scadenze. Questo vi aiuterà a mantenere sempre un quadro generale e, se rispetterete la vostra timeline, eviterete di trovarvi in situazioni di emergenza, che possono sottrarvi energie e risorse!

 

3.Scegliere i Fornitori
La scelta dei fornitori, ad esempio per un servizio catering , è un elemento cruciale che può determinare la riuscita dell’evento o il disastro totale!
Circondatevi di persone affidabili, serie e con esperienza, senza badare eccessivamente al risparmio: ricordate che la professionalità si paga!
Piuttosto raccogliete preventivi da più fornitori, leggete recensioni e documentatevi sulle aziende.

 

4.Trattamento VIP
Trascurare gli ospiti più importanti e prestigiosi dei vostri meeting aziendali è un errore da novellini!
In particolare per ospiti stranieri è fondamentale documentarsi sugli usi e i costumi, così da evitare gaffes e imbarazzi: in questo modo i clienti percepiranno l’attenzione a loro riservata e si sentiranno particolarmente “coccolati”.

 

5.Gestione degli imprevisti
Ormai ci siete: il vostro meeting perfettamente pianificato sin nel dettaglio sta per iniziare!
Ma non dimenticate che possono sempre esserci degli imprevisti: un bravo organizzatore di eventi riserva sempre una quota del budget alla gestione degli inconvenienti, ai cambi di programma e alle spese dell’ultimo minuto!

 

BONUS: Affidatevi agli esperti!
Se avete poco tempo da dedicare agli aspetti logistici del vostro evento la scelta vincente è rivolgersi ai professionisti del settore.
Un’ agenzia di eventi specializzata come la effe erre congressi vi affianca passo dopo passo nella progettazione, dalla stesura del budget fino alla cura dell’ultimo dettaglio.
Fidarsi di chi ha esperienza, passione, conoscenza del territorio e del mercato è la vera chiave per il vostro successo!