Esplora le nuove tendenze e tecniche per l’organizzazione di eventi nel 2024.

L’innovazione nella gestione di eventi è essenziale per rimanere competitivi nel settore.

Esploriamo le tendenze emergenti e le tecniche innovative che stanno plasmando il futuro della organizzazione degli eventi nel 2024, e come in effe erre congressi cerchiamo ogni giorno di guardare verso l’innovazione.

• Uso della Tecnologia per Migliorare l’Esperienza nelle Organizzazioni.

Le tecnologie come la realtà aumentata e le app mobili personalizzate stanno trasformando l’esperienza degli eventi. Queste soluzioni offrono nuove possibilità per l’interazione e la gestione, rendendo gli eventi più accessibili e coinvolgenti. Per approfondimenti, vedi l’articolo sul nostro utilizzo delle app mobili in eventi passati.Da diversi anni utilizziamo lo strumento APP sviluppato da EVENTMOBI  per ottimizzare la comunicazione verso i partecipanti e creare engagement e networking tra i partecipanti stessi. Il sistema è molto user-friendly e consente l’inserimento di contenuti, immagini, video, creando una personalizzazione per ciascun evento.

Abbiamo utilizzato e configurato questo tipo di APP nel 2016 per EGOS2016, nel 2023 per il Congresso EFPRA ed il Congresso ICSCRM, mentre nel 2024 la stiamo sviluppando per il congresso EGOS 2024.

• Sostenibilità negli Eventi.

La sostenibilità è un tema caldo nel settore degli eventi. Nel 2024 effe erre congressi ha conseguito la certificazione per gli eventi sostenibili la ISO 20121: 2012 

Maggiori dettagli sulla nostra politica di sostenibilità possono essere trovati qui.

• Personalizzazione dell’Esperienza degli Ospiti.

Personalizzare gli eventi in base alle esigenze dei partecipanti è più importante che mai. Le strategie per tailorizzare ogni dettaglio dell’evento aiutano a creare un’esperienza memorabile per ogni ospite. Leggi di più sul nostro approccio alla personalizzazione nel nostro MANIFESTO.

• Strategie di Engagement Virtuale.

L’aumento degli eventi virtuali richiede nuove strategie di engagement. Le sessioni interattive e le piattaforme di networking consentendo di coinvolgere i partecipanti in modalità innovative, raccontiamo meglio nel dettaglio in questo articolo dedicato agli eventi digitali.

Vediamo come esplorare e dettagliare questo concetto, considerando vari aspetti che possono rendere gli eventi virtuali più coinvolgenti e interattivi.

Sessioni interattive:

Per mantenere l’interesse e l’engagement dei partecipanti durante un evento virtuale, è essenziale incorporare elementi interattivi. Questo può includere:

Q&A in diretta: Permettere ai partecipanti di porre domande in tempo reale incrementa l’interazione e li fa sentire parte integrante dell’evento.

Sondaggi e quiz: Utilizzare strumenti di sondaggio per raccogliere feedback o testare la conoscenza dei partecipanti può essere un modo efficace per mantenere l’attenzione.

Workshop e laboratori: Sessioni pratiche dove i partecipanti possono lavorare su casi studio o progetti in piccoli gruppi virtuali.

Piattaforme di networking: Creare opportunità per il networking è vitale per simulare l’interazione faccia a faccia che avviene in eventi fisici. Questo può essere realizzato attraverso:

Stanze di networking virtuali: Ambienti dove i partecipanti possono entrare e interagire in piccoli gruppi.

Speed networking: Sessioni cronometrate dove i partecipanti possono incontrare diverse persone per brevi incontri uno-a-uno.

Tavoli tematici: Discussioni di gruppo su specifici argomenti di interesse comune.

Personalizzazione dell’esperienza: Offrire ai partecipanti la possibilità di personalizzare la loro agenda o scegliere tra diversi percorsi tematici può aumentare il loro interesse e coinvolgimento. Questo include:

Scelta di sessioni: Dare la possibilità di selezionare le sessioni di maggiore interesse.

Contenuto on-demand: Rendere disponibili le registrazioni delle sessioni per consentire la visione in un secondo momento a coloro che non possono partecipare in tempo reale.

Utilizzo di tecnologie avanzate: L’impiego di tecnologie all’avanguardia può trasformare un semplice evento virtuale in un’esperienza immersiva. Ad esempio:

Realtà aumentata (AR) e realtà virtuale (VR): Creare ambienti completamente immersivi dove i partecipanti possono sentirsi come se fossero fisicamente presenti.

Chatbot di assistenza: Impiegare intelligenza artificiale per fornire risposte immediate alle domande frequenti dei partecipanti.

Feedback e follow-up: Raccogliere feedback dopo l’evento è cruciale per capire cosa ha funzionato e cosa può essere migliorato. Inoltre, il follow-up con materiali aggiuntivi, come le slide delle presentazioni o risorse correlate, può mantenere vivo l’interesse anche dopo la conclusione dell’evento.

Molte di queste tecniche, utilizzando piattaforme specifiche in particolare quella sviluppata da HUBILO, utilizzata da effe erre congressi dal 2020 durante la pandemia fino all’ultimo nostro evento digitale organizzato nel 2024 con la Sigmund Freud University, Queste piattaforme si dimostrano molto efficaci per una esperienza coinvolgente ed innovativa e per il semplice utilizzo.

• Sicurezza e Comfort degli Ospiti.

Nel mondo dell’attività organizzazione eventi, garantire la sicurezza e il comfort degli ospiti è una priorità assoluta. Con l’aumentare delle aspettative e delle normative di sicurezza, le organizzazioni di eventi devono adottare misure proattive per creare ambienti sia sicuri che accoglienti.

Ecco alcune delle strategie più efficaci utilizzate nel settore:

• Protocolli di Sicurezza Rafforzati

A partire dal controllo degli accessi, con sistemi di accredito avanzati, fino alla sorveglianza video, ogni aspetto della sicurezza viene curato nei minimi dettagli. L’adozione di tecnologie come riconoscimento facciale e scansione biometrica sta diventando sempre più comune per garantire che solo i partecipanti registrati possano accedere agli eventi.

• Sanificazione e Pulizia

La frequenza della pulizia e sanificazione degli spazi è stata intensificata, specialmente in aree ad alto traffico come sale conferenze e aree di ristoro. Prodotti sanificanti di qualità ospedaliera sono utilizzati per assicurare gli standard più alti di igiene.

• Gestione Flussi e Distanziamento Sociale:

In risposta alle esigenze post-pandemiche, la gestione dei flussi di persone è diventata cruciale. Segnaletica chiara e percorsi dedicati aiutano a mantenere il distanziamento sociale, mentre le capacità delle sale vengono adeguatamente ridotte per evitare assembramenti.

• Assistenza Medica sul Posto:

La presenza di personale medico qualificato e punti di primo soccorso ben equipaggiati assicura una risposta immediata in caso di emergenza. Questo non solo migliora la sicurezza ma anche la percezione di sicurezza da parte dei partecipanti.

• Ambienti Accoglienti e Confortevoli:

Oltre alla sicurezza, il comfort degli ospiti è fondamentale. Ciò include la disponibilità di spazi adeguati per il riposo, l’accessibilità per persone con disabilità e la creazione di un’atmosfera piacevole attraverso una buona climatizzazione, illuminazione adeguata e arredamento confortevole.

• Formazione del Personale:

Il personale degli eventi è regolarmente formato su tutte le procedure di sicurezza e ospitalità. Questa formazione continua garantisce che ogni membro del team sia preparato ad agire efficacemente in ogni situazione, migliorando così l’esperienza generale dell’evento.

• Networking Facilitato da Tecnologia.

L’uso di tecnologie avanzate per facilitare il networking è cruciale in un’epoca di crescente digitalizzazione. Questo segmento esplora gli strumenti che rendono il networking più efficace e produttivo.

• Gestione delle Risorse Umane: Diversità ed Inclusione

Promuovere un ambiente inclusivo e diversificato è essenziale. Anche effe erre congressi che si occupa di  gestione degli eventi  è particolarmente attenta a questo tema.

Per maggiori dettagli, visita la nostra pagina dedicata.

Cerchiamo ogni giorno di aggiornare i nostri sistemi di organizzazione d’eventi guardando con interesse a quello che offre la tecnologia ma anche le tendenze internazionali del settore nella  realizzazione eventi con uno sguardo sempre attento sempre, che siano partecipanti, collaboratori e fornitori, la forza è sempre nelle persone!