Il PCO e i meeting aziendali, la relazione che fa del tuo evento un successo. Chi è, cosa fa e perché è importante affidarsi alla sua professionalità. Nell’organizzazione degli eventi è tra le figure più importanti insieme al meeting planner. Ti spieghiamo il perché.

PCO e i Meeting aziendali

E’ con gli anni ’80 e ’90 che la figura del PCO inizia ad affermarsi, grazie ad una richiesta del mercato sempre più esigente; con il moltiplicarsi di congressi, meeting aziendali, eventi e conferenze globalizzate. Ma qual’è il suo ruolo nell’offerta congressuale. Facciamo un po’ di chiarezza.

Chi è esattamente un PCO? E cosa lo differenzia dal Meeting Planner?

Partiamo dal presupposto che PCO e Meeting Planner si differenziano in primis per la loro natura giuridica; il PCO è il direttore d’orchestra dell’evento, esterno all’azienda cliente che opera fornendo i suoi servizi. Ha una struttura aziendale propria che il più delle volte coincide con un’organizzazione di meeting e congressi; in quanto tale si assume i relativi rischi di impresa. Questo è ciò che siamo noi di effe erre congressi. Il Meeting Planner invece opera all’interno dell’azienda committente, generalmente un dipendente che si avvale della collaborazione esterna di un PCO. 

Vuoi saperne di più della figura del Meeting planner? Leggi il nostro articolo per chiarirti le idee.

Il PCO dunque si occupa di ogni aspetto legato all’ organizzazione e alla gestione di un evento e quindi è responsabile anche di tutte le attività correlate ad esso; ideazione, realizzazione, gestione e conclusione. Oltre alle competenze primarie, come un background proveniente dal settore turistico e conoscenze tecnico-economiche, altre competenze, di natura meno tecnica, ma altrettanto fondamentali sono una forte capacità di adattamento e problem solving, abilità comunicative, leadership e team working, e molto altro.

PCO e Meeting: cosa fa

Sono molteplici le attività che fanno capo al PCO:

• segue il cliente ed individua le sue esigenze e assicura la sua presenza costante;

• gestisce il budget di spesa per l’evento e per tutte le attività connesse;

• seleziona il personale qualificato per le diverse esigenze congressuali (hostess, catering, sicurezza, etc);

• sceglie attentamente la sede in base alla tipologia dell’evento;

• gestisce i contatti con sponsor, ospiti e relatori;

• organizza tutti i servizi relativi l’ evento (transfer, prenotazioni e/o convenzioni alberghiere etc);

• supervisiona la produzione del materiale informativo, brochure, badge, etc;

• gestisce la segreteria organizzativa e il coordinamento generale, gli eventi sociali collegati;

• redige il bilancio finale dell’evento.

Insomma se hai bisogno di un guru per organizzare il tuo evento, effe erre congressi è il PCO a cui devi rivolgerti.

PCO e Meeting: perché sceglierlo

Perché noi di effe erre congressi ti consigliamo di scegliere un PCO per i tuoi eventi.  Significa avere la garanzia di successo per il tuo evento. Per essere un buon PCO infatti, la parola d’ordine è mettersi nei panni del cliente e soprattutto chiedersi cosa il cliente si aspetti da noi. Conoscere il cliente, la sua cultura, valori e aspettative. Questo è ciò che amiamo del nostro lavoro.

Eventi effe erre congressi: socio MPI

In Italia non c’è una vera e propria normativa nazionale per l’accesso alla professione di organizzatore congressuale. Soltanto alcune Regioni, come la Liguria e la Puglia hanno normative a tal riguardo.

A dimostrazione della nostra professionalità ed esperienza in qualità di PCO, dal 1997 effe erre congressi è socio MPI – Meeting Professional International; un’associazione no profit nata agli inizi degli anni Settanta, che opera a livello internazionale e nazionale dando voce ai maggiori professionisti del settore MICE. Una community di confronto e di crescita che conta ad oggi oltre 17.000 soci in tutto il Mondo; ente che ha inoltre predisposto due livelli di certificazione internazionale, a seconda che si tratti di Meeting Planner, PCO e supplier con dieci o più anni di esperienza.

Vuoi creare un valore aggiunto per la tua azienda? Dai un’occhiata ai nostri clienti e agli eventi che abbiamo realizzato per i maggiori brand nazionali. Leggi delle nostre location nella sezione dedicata del Blog.