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Il PCO e i meeting aziendali, la relazione che fa del tuo evento un successo. Chi è, cosa fa e perché è importante affidarsi alla sua professionalità. Nell’organizzazione degli eventi è tra le figure più importanti insieme al meeting planner. Ti spieghiamo il perché.
PCO e i Meeting aziendali
E’ con gli anni ’80 e ’90 che la figura del PCO inizia ad affermarsi, grazie ad una richiesta del mercato sempre più esigente; con il moltiplicarsi di congressi, meeting aziendali, eventi e conferenze globalizzate. Ma qual’è il suo ruolo nell’offerta congressuale. Facciamo un po’ di chiarezza.
Chi è esattamente un PCO? E cosa lo differenzia dal Meeting Planner?
Partiamo dal presupposto che PCO e Meeting Planner si differenziano in primis per la loro natura giuridica; il PCO è il direttore d’orchestra dell’evento, esterno all’azienda cliente che opera fornendo i suoi servizi. Ha una struttura aziendale propria che il più delle volte coincide con un’organizzazione di meeting e congressi; in quanto tale si assume i relativi rischi di impresa. Questo è ciò che siamo noi di effe erre congressi. Il Meeting Planner invece opera all’interno dell’azienda committente, generalmente un dipendente che si avvale della collaborazione esterna di un PCO.
Vuoi saperne di più della figura del Meeting planner? Leggi il nostro articolo per chiarirti le idee.
Il PCO dunque si occupa di ogni aspetto legato all’ organizzazione e alla gestione di un evento e quindi è responsabile anche di tutte le attività correlate ad esso; ideazione, realizzazione, gestione e conclusione. Oltre alle competenze primarie, come un background proveniente dal settore turistico e conoscenze tecnico-economiche, altre competenze, di natura meno tecnica, ma altrettanto fondamentali sono una forte capacità di adattamento e problem solving, abilità comunicative, leadership e team working, e molto altro.
PCO e Meeting: cosa fa
Sono molteplici le attività che fanno capo al PCO:
segue il cliente ed individua le sue esigenze e assicura la sua presenza costante;
gestisce il budget di spesa per l’evento e per tutte le attività connesse;
seleziona il personale qualificato per le diverse esigenze congressuali (hostess, catering, sicurezza, etc);
sceglie attentamente la sede in base alla tipologia dell’evento;
gestisce i contatti con sponsor, ospiti e relatori;
organizza tutti i servizi relativi l’ evento (transfer, prenotazioni e/o convenzioni alberghiere etc);
supervisiona la produzione del materiale informativo, brochure, badge, etc;
gestisce la segreteria organizzativa e il coordinamento generale, gli eventi sociali collegati;
redige il bilancio finale dell’evento.