Un viaggio nel mondo delle piattaforme per eventi virtuali
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Un viaggio nel mondo delle piattaforme per eventi virtuali
Quante ne esistono? Che caratteristiche hanno? Come orientarsi nella scelta?
E soprattutto, una volta entrati in questo loop se ne può uscire? Seguite il nostro viaggio nei meandri degli eventi virtuali, direttamente dal divano!
Il 9 marzo 2020 è una data che difficilmente dimenticheremo. Si tratta infatti della data di inizio del lockdown, che a causa della pandemia da Covid-19, ha bloccato in casa gli italiani per 69 giorni. Nonostante il lockdown noi di effe erre congressi non ci siamo fermati. Abbiamo messo in moto la nostra innata curiosità, per capire quale direzione prendere per un ritorno alla normalità per il nostro settore.
In questo modo è iniziato il nostro viaggio tra le piattaforme per eventi virtuali. Abbiamo quindi cominciato a studiare e ad esplorare le soluzioni presenti sul mercato per proporre nuove modalità di meeting.
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Dalle tavole rotonde alle piattaforme per eventi virtuali
Durante le prime settimane di chiusura abbiamo innanzitutto sentito l’esigenza di interagire con clienti, fornitori e collaboratori. Sono nate così le nostre tavole rotonde #eventsmustgoon.
Con cadenza mensile, da Aprile 2020 in poi, abbiamo riunito numerosi operatori del Mice sui temi della ripartenza e dell’innovazione nel nostro settore. E sono così cominciati anche i nostri viaggi digitali e virtuali in un mondo nuovo tutto da scoprire.
Ma il vero inizio è stato con la lettura del manuale “Pivot to Virtual”. Oltre a descrivere le nuove frontiere digitali per il settore degli eventi, il manuale elenca circa 80 piattaforme per eventi virtuali e digitali. Così i mesi del lockdown sono passati nello studio di queste piattaforme, alla scoperta di funzionalità e caratteristiche inimmaginabili.
Esperienze digitali e incontri inaspettati
Partecipando ad un webinar sulla piattaforma “Remo”, ad un tavolo di lavoro mi sono ritrovata impegnata in una inaspettata videocall con un interlocutore cinese.
Ma la sorpresa è stata quando allo stesso tavolo un certo Armando mi ha chiesto se io fossi di effe erre congressi… Incredibile non pensavo di essere tanto famosa, e la sorpresa si è trasformata poi in amicizia quando in videocall abbiamo scoperto amicizie comuni. Da questo contatto è scaturita poi una collaborazione su altre piattaforme digitali… altri mondi da scoprire (CVent, EventMoby, Glisser).
Avatar e mondi virtuali
E poi nel mezzo della nostra ricerca ci siamo imbattuti negli avatar e lì è cominciato il viaggio verso mondi virtuali.
Siamo approdati in dimensioni che per un congressista medio sono davvero lontane anni luce.
Piattaforme per eventi virtuali come Hyperfair e Event Farm ci hanno fatto vivere esperienze davvero affascinanti e divertenti.
Dopo aver personalizzato il nostro avatar, abbiamo potuto ricreare sale congressi, sale espositive, reception desk e vivere momenti di svago. Abbiamo incontrato e interagito con altri avatar e ci siamo lasciati trascinare con allegria in questa nuova dimensione.
Mondi complessi, e anche molto costosi, sicuramente adatti per i grandi eventi ma per un’esperienza davvero straordinaria.
Abbiamo partecipato a fiere di settore, organizzate con piattaforme che ricreano mondi in realtà aumentata. Ma in alcuni casi però abbiamo vissuto anche momenti di grande smarrimento e delusione. Molto spesso infatti le piattaforme utilizzate non sono intuitive, non aiutano l’utente nell’esperienza formativa e di incontro, anzi creano un senso di frustrazione che trasforma l’esperienza in fallimento.
Ci siamo chiesti il perché di queste difficoltà. Perché usare a tutti i costi una tecnologia, senza curarsi della customer experience? Perché ciò che dovrebbe essere un elemento innovativo diventa poi motivo di fallimento?
Abbiamo capito che è fondamentale sapersi orientare nel momento della scelta della piattaforma. Ne esistono tantissime, alcune delle quali sono pensate per specifici settori e tipologie di eventi. Ci sono sistemi pensati per gli incontri b2b, altre per i webinar e la fad, altre ancora per i congressi scientifici e le fiere internazionali. E’ importate allora capire quale software risponde alle esigenze dei clienti e meglio si sposa con le caratteristiche dell’evento. Non ha molto senso scegliere la piattaforma che sembra più trendy, se poi il risultato finale si ritorce contro l’organizzatore. E il nostro viaggio continua, volete seguirci?
E qui sono io in una samba virtuale nel corso delle mie esplorazioni!
