Stai organizzando un congresso digitale ma non sai come allestire una poster session? Effe erre congressi ha messo a punto la soluzione perfetta per una virtual poster session.
Nell’anno della pandemia abbiamo imparato che quasi ogni cosa può essere svolta a distanza. Dalla didattica, agli aperitivi, dagli allenamenti ai briefing di lavoro: con lo strumento giusto possiamo fare tutto comodamente da casa.
Congressi digitali: come ricreare l’esperienza in presenza
Il mondo degli eventi è stato particolarmente colpito dallo stop forzato imposto dalla pandemia. Non è più possibile spostarsi, programmare le attività, e nonostante le location si siano adeguate alla situazione sanitaria, molti eventi sono stati cancellati, rimandati, o ripensati in digitale.
Grazie a piattaforme per eventi digitali sempre più avanzate è stato infatti possibile organizzare qualsiasi tipo di evento in modalità digitale e ibrida.
Tanto che il successo di queste modalità sta aprendo nuovi scenari per il futuro. In particolare molte associazioni internazionali stanno programmando per gli anni a venire congressi ibridi.
Ma restando alla modalità digitale, è possibile ricreare quasi tutti gli aspetti e i momenti tipici di un congresso in presenza. Certo mancherà il networking che si genera davanti ad un buon caffè durante il coffee break, ma anche a questo c’è rimedio.
Con i giusti strumenti infatti è possibile creare stanze, tavoli di lavoro, aree riservate in cui gli utenti possono confrontarsi in modo informale.
Si possono anche ricreare attività ludiche e di intrattenimento. Noi di effe erre congressi ad esempio abbiamo organizzato una visita guidata virtuale al Parco Archeologico di Paestum, con una guida turistica pronta a rispondere ad eventuali domande e curiosità al termine della visita.
La poster session è forse uno dei momenti più difficili da ricreare, ma vediamo quale soluzione abbiamo studiato per voi.
Virtual Poster Session: come organizzarla al meglio
La Poster session è quella sessione extra, in cui gli autori dei poster che sono stati accettati dalle commissioni scientifiche, hanno la possibilità di raccontare il proprio lavoro agli altri partecipanti al congresso.
Si tratta di un momento molto importante per i partecipanti ad un congresso. Sono soprattutto i team di giovani ricercatori a presentare i risultati del proprio lavoro, per creare network con altri studiosi, raccogliere suggerimenti da docenti più esperti, stabilire connessioni e nuove opportunità di ricerca. Non è raro inoltre che i poster vengano giudicati e premiati, talvolta anche con riconoscimenti economici.
La poster session è solitamente un momento molto informale, in cui i congressisti hanno la possibilità di muoversi in una sala apposita in cui sono allestiti i poster. Ciascuno è libero di muoversi e spostarsi, di focalizzarsi su ciò che suscita maggiore interesse, prendendosi il tempo per discutere con l’autore, chiedere delucidazioni, scambiare contatti.
Anche nei congressi digitali è possibile ricreare una virtual poster session, in maniera efficace e semplice. In occasione della European Conference on Digital Psychology, abbiamo messo a punto una soluzione che ha riscosso grande successo.
Una volta raccolti i poster è stata allestita una sala virtuale, una pagina web con tutti i poster, accessibile ai congressisti in qualunque momento. Ciascun utente aveva quindi la possibilità di approfondire, scaricare i poster per tenerne memoria.
In orari prestabiliti è stata organizzata la vera e propria virtual poster session. Abbiamo allestito dei tavoli tematici, ciascuno presieduto da uno degli autori dei poster, in cui tutti i congressisti potevano entrare ed uscire per commentare e discutere le ricerche.
La virtual poster session così allestita restituisce l’informalità tipica di questo momento, pur favorendo l’interazione tra le persone. I tavoli consentono inoltre la connessione audio-video, pertanto le persone possono guardarsi e parlarsi, e la condivisione dello schermo, così da avere sempre sotto mano i materiali di cui si sta discutendo.
